PROSEDUR REGISTRASI AKADEMIK

Registrasi akademik dilakukan dengan melakukan pengisian kartu rencana studi (KRS) dengan mengambil mata kuliah yang dipilih melalui pertimbangan dan persetujuan PA.
Registrasi akademik dilaksanakan dengan cara on-line pada sistem yang diperlukan di Universitas Bhayangkara Jakarta Raya yaitu melalui Sistem Informasi Akademik (SIA) di situs: Sia Ubhara pada jadwal yang telah ditentukan bagi Prodi Psikologi
Mahasiswa melakukan pembayaran sesuai dengan besaran yang harus dibayarkan, serta melakukan verifikasi pembayaran di Biro Perencanaan dan Anggaran Akademik (BPAK).
Nama mahasiswa tidak akan tercatat sebagai peserta mata kuliah apabila belum melakukan pembayaran atau pun jika belum melakukan verfikasi pembayaran.
Mahasiswa yang masih memiliki tunggakan SPP pada semester sebelumnya tidak dapat melakukan registrasi akademik.
Mahasiswa yang tidak melaksanakan registrasi akademik tidak dapat mengikuti kegiatan akademik pada semester berjalan dan masa studi diperhitungkan.
Mahasiswa yang memilih status kosong (non aktif) tidak diperbolehkan melakukan registrasi akademik dan masa studinya diperhitungkan

File Terkait:PPM.01 Registrasi Akademik (Prosedur dan Diagram Alir)

PROSEDUR PELAKSANAAN UJIAN TENGAH SEMESTER DAN AKHIR SEMESTER

Ujian tengah semester atau ujian akhir semester dilaksanakan sesuai dengan kalender akademik yang ditentukan oleh Fakultas Psikologi
Program Studi menginformasikan jadwal ujian tengah dan akhir semester kepada bagian administrasi akademik (BAA) Universitas minimal 1 bulan sebelum pelaksanaan ujian berlangsung
Program Studi menjadwalkan dan menginformasikan kepada dosen untuk menyusun soal ujian melalui Rapat Soal Ujian yang dikoordinasikan dan dievaluasi oleh Koordinator Mata Kuliah dan mengirimkannya ke Prodi selambat-lambatnya 2 minggu sebelum periode masa ujian
Program studi, atas izin BAA (pembukaan akses) memasukkan jadwal ujian ke dalam SIA
Penyampaian jadwal ujian dan mengawas kepada dosen paling lambat satu minggu sebelum periode ujian dimulai.

File Terkait: PPM.02 Pelaksanaan Ujian (Prosedur dan Diagram Alir)

PROSEDUR REVISI NILAI

Dosen/koordinator mata kuliah bertanggung jawab terhadap perubahan nilai mahasiswa
Dosen memasukan nilai mata kuliah ke dalam system SIAsesuai dengan jadwal yang telah ditentukan dalam Kalender Akademik pada semester yang berjalan. Apabila dosen tidak memasukkan nilai semua mahasiswa peserta mata kuliah yang diaampunya sampai batas akhir waaktu pengisian nilai, maka mahasiwa peserta mata kuliah tersebut otomatis memperoleh nilai B.
Revisi nilai dapat dilakukan untuk mengoreksi kesalahan penilaian. Koreksi nilai dapat dilakukan dengan ketentuan mahasiswa memperoleh nilai lebih baik dari pada B, kecuali mahasiswa yang terbukti melakukan pelanggaran/kecurangan akademik dalam mengikuti mata kuliah nilai direvisi menjadi E atau mahasiswa yang tidak memenuhi jumlah minimal kehadiran dalam mengikuti kegiatan akademik sesuai dengan ketentuan yang berlaku dalam satu semester nilai direvisi menjadi T.
Revisi nilai dapat dilakukan dosen dengan mengajukan surat usulan revisi nilai kepada WD I dengan persetujuan kaprodi. Apabila usulan revisi disetujui, bagian akademik fakultas akan memproses revisi nilai di SIAdengan mengajukan pembukaan akses perubahan nilai di SIA
Revisi nilai dapat dilakukan paling lambat sebelum pengisian KRS semester berikutnya.

File Terkait:PPM.03 Revisi Nilai (Prosedur dan Diagram Alir)

PROSEDUR CUTI AKADEMIK

Mahasiswa mengajukan cuti melakukan login menggunakan account mahasiswa yang bersangkutan check pengajuan.
Mahasiswa mengisi formulir langsung pada SIA Ubhara Jaya dan selanjutnya cetak formulir pengajuan surat cuti akademik.
Mahasiswa tandatangan formulir yang telah diisi dan dicetak.
Pengajuan cuti mendapat persetujuan dari Dosen PA dan diketahui oleh Kaprodi atau Wakil Dekan bidang akademik jika Kaprodi tidak berada di tempat.
Mahasiswa melakukan pembayaran cuti sesuai dengan indeks yang ditetapkan. Jika mahasiswa tidak melakukan pembayaran maka dinyatakan tidak melaporkan diri atau status berubah menjadi Non Aktif.
Mahasiswa melakukan verifikasi pembayaran di BPAK.
BPAK melakukan validasi pembayaran sebagai tanda bahwa mahasiswa tersebut cuti akademik.
BAA dan Prodi mendapatkan tanda status mahasiswa yang bersangkutan pada SIA Ubhara Jaya *login Prodi.
BAA mengeluarkan dan cetak surat keterangan cuti akademik.
Prodi/fakultas untuk membuat laporan PDPT/feeder setiap semester

File Terkait:PPM.04 Cuti Akademik (Prosedur dan Diagram Alir)

PROSEDUR AKTIF KEMBALI

Mahasiswa yang akan aktif kembali melakukan login menggunakan account mahasiswa yang bersangkutan check pengajuan.
Mahasiswa mengisi formulir langsung pada SIAUbhara Jaya dan selanjutnya cetak formulir pengajuan surat aktif kembali.
Mahasiswa tandatangan formulir yang telah diisi dan dicetak.
Formulir pengajuan aktif kembali mendapat persetujuan dari Dosen PA dan diketahui oleh Kaprodi atau Wakil Dekan bidang akademik jika Kaprodi tidak berada di tempat.
Mahasiswa melakukan proses perwalian sesuai prosedur yang telah ditetapkan

File Terkait:PPM.05 Prosedur aktif kembali

PROSEDUR PENGUNDURAN DIRI MAHASISWA

Pengunduran diri mahasiswa dilakukan melalui surat permohonan pengunduran diri yang ditanda tangani diatas materai ke Program Studi dan disetujui oleh orangtua/wali mahasiswa dan diketahui oleh pembimbing akademik
Program Studi memverifikasi permohonan pengunduran diri mahasiswa dengan memperhatikan masa studi, pelunasan pembayaran studi dan nilai studi.
Mahasiswa yang mengundurkan diri dilaporkan oleh Program Studi ke Wakil Dekan I untuk diteruskan ke Rektor
Berdasarkan usulan dari Wakil Dekan menerbitkan Keputusan Rektor tentang pengunduran diri mahasiswa

File Terkait:PPM.06 Prosedur Pengunduran Diri

PROSEDUR PENGISIAN KRS

Mahasiswa Mengunduh (download) KHS semester sebelumnya dan Transkrip Akademik sampai dengan semester berjalan
Mahasiswa melakukan pembayaran melalui Akun BRIVA masing-masing
Menyerahkan bukti transfer ke BPAK untuk di bukakan akses pengisian KRS di SIA
Berkonsultasi dengan dosen PA mengenai jadwal kuliah dan pengisian KRS
Mahasiswa menginputkan KRS ke SIAKAD
Dosen PA memverifikasi melalui akun Dosen PA
Mahasiswa mencetak KRS dan menandatangani KRS
Mahasiswa meminta tanda tangan Dosen PA
Mahasiswa mengumpulkan salinan KRS ke Fakultas

File Terkait: PPM.07 FORMULIR PENGAJUAN MENGIKUTI MATA KULIAH LINTAS KELAS

File Terkait: PPM.08 Prosedur dan Diagram Alur Pengisian KRS

PROSEDUR PEMBUATAN SURAT KETERANGAN PENELITIAN

Mahasiswa mengajukan Permohonan Surat Keterangan
Pemeriksaan dan Verifikasi Berkas pengajuan oleh Staf Adm Akademk Staf Administrasi Akademik membuat dan menyerahkan Surat Keterangan Penelitian kepada Wakil Dekan I Bidang akademik untuk ditandatangani
Surat keterangan diserahkan pada Mahasiswa

File Terkait:PPM.09 Prosedur Pengajuan Surat Keterangan

PROSEDUR UJIAN SUSULAN

Mahasiswa mengajuan permohonan ujian susulan dengan melampirkan dokumen pendukung
Pemeriksaan dan Verifikasi berkas pengajuan oleh Staf Adm Akademik untuk diserahkan pada Kaprodi
Prodi membuat dan menyerahkan Surat Pengantar Ujian Susulan kepada Dosen Pengampu Mata Kuliah
Dosen Pengampu melakukan Proses Ujian Susulan, dan mengisi berita acara ujian susulan yang berisi pelaksanaan ujian susulan dan penilaian terhadap hasil ujian susulan
Hasil ujian susulan diisikan pada saat pengisian nilai akhir Mata Kuliah bersamaam dengan mahasiswa yang ujian sesuai jadwal
Staf Adm Akademik Mengarsipkan berita acara ujian susulan

File Terkait: PPM.10 Prosedur Ujian Susulan

File Terkait: PPM.11 FORMULIR PENGAJUAN UJIAN SUSULAN

PROSEDUR KELAS PERBAIKAN

Mahasiswa mengajuan KRS kuliah perbaikan yang mencantumkan mata kuliah dan jadwal kuliah perbaikan yang diambil melalui akun SIA masing-masing
Verifikasi kuota pendaftar oleh Prodi
Jika tidak mencukupi maka tidak dibuka, jika sudah mencukupi kuota maka dibuatkan daftar kelas perbaikan yang akan dibuka untuk diumumkan
Membuatkan jadwal kuliah perbaikan
Pembuatan surat tugas bagi pengampu mata kuliah perbaikan
Mahasiswa mencetak form pendaftaran dan ditandatangani mahasiswa ybs, dosen PA, Kaprodi dan BPAK
Mahasiswa membayar kuliah perbaikan melalui akun briva masing-masing
Verifikasi pembayaran di BPAK
Print KRS dari akun SIA mahasiswa
Mengikuti kuliah perbaikan

File Terkait: PPM.12 Prosedur Kelas Perbaikan

PROSEDUR PENYELENGGARAAN DAN INPUT NILAI UTS

Berikut merupakan diagram alir pada proses pembuatan soal, pelaksanaan ujian sampai dengan penyerahan nilai ujian.

File Terkait: PPM.13 Prosedur Penyelenggaraan & Input Nilai UTS

PROSEDUR PENGAJUAN PEMBUATAN SURAT PENGANTAR KEPADA PIHAK EKSTERNAL (NON-RPS)

Berikut merupakan Diagram Alir dan juga tahapan jika Mahasiswa membutuhkan Surat Pengantar untuk pihak Eksternal jika kegiatan tersebut tidak terlampir dalam RPS yang telah disepakati.

File Terkait: PPM.14 Prosedur Pengajuan Pembuatan Surat Pengantar kepada pihak Eksternal File Terkait: PPM.15 Form Pengajuan Surat Pengantar Keg Eksternal Non-RPS

PERKULIAHAN KHUSUS

Perkuliahan khusus adalah kegiatan perkuliahan yang ditujukan kepada mahasiswa semester akhir yang akan menyelesaikan skripsi namun masih ada matakuliah yang belum dinyatakan lulus. Karena kondisi khusus tersebut kelulusan mahasiswa yang bersangkutan dapat menjadi tertunda. Kondisi khusus diartikan sebagai keadaan yang memerlukan penanganan khusus untuk menjamin kelancaran studi mahasiswa tidak lewat dari batas masa studinya. Tujuan pelaksanaan perkuliahan khusus adalah untuk membantu mahasiswa supaya lulus tepat waktu, memfasilitasi mahasiswa untuk dapat mengambil dan atau memperbaiki mata kuliah yang nilainya tidak lulus. Nilai maksimal yang akan didapat mengikuti perkuliahan ini adalah B. Pertemuan di dalam kelas dapat dilakukan dengan cara tatap muka, pemberian tugas, dan juga ujian tertulis. Perkuliahan khusus dilaksanakan pada setiap masa peralihan semester (dilaksanakan 2 kali setiap tahun akademik) dan hanya diberikan kepada mahasiswa program sarjana (S1).

1. Syarat

Syarat bagi mahasiswa untuk mengikuti perkuliahan khusus antara lain:

a. Perkuliahan kelas khusus diperuntukan bagi mahasiswa yang masa studinya sudah masuk pada semester 8 (delapan), sudah mengambil mata kuliah skripsi dan belum lulus mata kuliah wajib Fakultas, Prodi, MKDU/ MKU dan atau jumlah sks termasuk skripsi belum mencapai 144 sks.

b. Mahasiswa yang berhak mengikuti perkuliahan khusus adalah:

Mahasiswa yang terdaftar aktif pada semester yang bersangkutan dan telah mengisi KRS perkuliahan regular
Mahasiswa sudah mengambil mata kuliah skripsi, minimal berada pada semester 8, dan belum lulus/mengambil mata kuliah wajib atau jumlah sks belum memenuhi persyaratan

c. Perkuliahan khusus dilaksanakan pada masa peralihan semester dan bukan pada perkuliahan regular, dengan ketentuan sebagai berikut:

Jika mata kuliah yang tertunda berada pada semester berjalan sesuai pada distribusi matakuliah yang tertera di kurikulum, maka mahasiswa tersebut mengikuti kelas reguler dan melakukan pengisian KRS kelar reguler. Jika hasilnya masih tidak memuaskan maka dilanjutkan dengan mengikuti kelas perbaikan.
Jika mata kuliah yang tertunda berada pada semester sebelumnya atau bukan pada semester berjalan sesuai dengan distribusi mata kuliah yang tertera di kurikulum, maka mahasiswa tersebut mengikuti perkuliahan khusus. Mahasiswa tersebut mendaftarkan diri untuk mengikuti perkuliahan khusus sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan.

d. Atas dasar point ke c.2, mahasiswa melakukan pendaftaran perkuliahan khusus.

e. Prodi menyusun jadwal dan membuka perkuliahan khusus atas dasar pengajuan pendaftaran oleh mahasiswa.

f. RPS dan modul/bahan ajar sesuai dengan kelas reguler.

g. Mahasiswa mengisi mendaftarkan kelas khusus dengan mengisi formulir pendaftaran kuliah khusus di Fakultas.

h. Mahasiswa membayar sks dan biaya pendaftaran perkuliahan khusus menurut ketentuan yang berlaku sebelum pelaksanaaan perkuliahan khusus dilaksanakan.

i. Prodi membuat Nota Dinas permohonan pembukaan kelas khusus kepada BAA. Secara keseluruhan, jumlah beban studi yang diambil pada semester berjalan dan perkuliahan khusus adalah 24 sks (untuk program sarjana).

j. Perkuliahan khusus yang diambil hanya 1(satu) mata kuliah.

k. Nilai akhir dari mata kuliah adalah maksimum nilai B.

l. Mahasiswa yang mengikuti perkuliahan khusus harus terdaftar di dalam daftar hadir perkuliahan kelas, dan wajib memenuhi ketentuan

m. pertemuan kelas minimal 75% dari keseluruhan tatap muka sebanyak 7 (tujuh) pertemuan tatap muka agar mengikuti UAS atau setara 5 kali pertemuan.

n. Mahasiswa yang tidak mengikuti persyaratan perkuliahan khusus dapat dinyatakan tidak lulus.

2. Pelaksanaan

Prosedur pelaksanaan dari perkuliahan khusus yaitu (diagram alir):

a. Mahasiswa mendaftar perkuliahan khusus ke program studi dengan mengisi formulir pendaftaran kelas khusus yang tersedia

b. Mahasiswa mengisi KRS reguler termasuk mata kuliah perkuliahan khusus (bila sulit, kelas khusus bisa diinputkan oleh Operator Prodi), sesuai waktu yang telah ditetapkan pada kalender akademik.

c. Prodi menyusun jadwal dan dikirim ke Biro Administrasi Akademik (BAA).

d. BAA input jadwal di SIA Ubhara Jaya.

e. Mahasiswa melakukan pembayaran melalui Bank BRI dengan virtual account.

f. Verifikasi pembayaran di BPAK.

g. Mahasiswa cetak KRS reguler yang sudah tercantum mata kuliah kelas khusus dan divalidasi oleh Ka. Prodi.

h. Prodi cetak kelengkapan perkuliahan.

i. Mahasiswa mengikuti proses perkuliahan dalam bentuk pertemuan tatap muka di dalam kelas dan juga mengikuti evaluasi pembelajaran dalam bentuk ujian tertulis.

j. Dosen mengisi nilai hasil akhir mahasiswa.

k. KHS dicetak setelah mahasiswa mendapatkan nilai dari mengikuti perkuliahan khusus.

File Terkait: PPM.16 Diagram Alir Perkuliahan Khusus

File Terkait: PPM.17 Formulir Pendaftaran Kelas Khusus

PERUBAHAN KURIKULUM

File Terkait: PPM.18 List perbandingan mata kuliah antar kurikulum per semester

File Terkait: PPM.19 Pembukaan Mata Kuliah 2 Tahun ajaran ke depan

SURAT PERMOHONAN PENGHAPUSAN MATA KULIAH DI TRANSKRIP

Berikut merupakan Formulir yang harus diisi Mahasiswa Fakultas Psikologi Universitas Bhayangkara Jakarta Raya jika Mahasiswa menginginkan untuk menghapus mata kuliah pada Transkrip yang sudah didapat.

File Terkait: PPM.20 Surat Permohonan Penghapusan Mata Kuliah di Transkrip

PROSEDUR PENGAJUAN REVISI ABSEN SELAMA PERKULIAHAN JARAK JAUH (ONLINE)

a. Revisi absen dapat diajukan sampai dengan hari Jumat, 3 Juli 2020 jam 13.00

b. Absensi yang bisa direvisi maksimal untuk 2 pertemuan dengan alasan dan bukti yang jelas.

c. Mahasiswa mengunduh dan mengisi form revisi absen

d. Form yang sudah diisi dengan alasan dan bukti yang jelas diajukan kepada dosen pengampu

e. Jika disetujui, dosen pengampu memberikan pernyataan persetujuan (via whatsapp) beserta pertemuan ke-berapa yang akan direvisi

f. Mahasiswa mengirimkan form revisi absen dan bukti screenshot persetujuan dari dosen pengampu ke email akademik.fpsi@ubharajaya.ac.id dengan subject email: Pengajuan Revisi Absen_Nama Mahasiswa_NPM

g. Email yang dikirimkan harus berisikan:

Nama Mahasiswa
NPM Mahasiswa
Mata Kuliah dan Kelas
Kehadiran pada pertemuan ke-berapa yang diajukan untuk revisi.

h. Prodi akan merevisi absensi mahasiswa pada kelas perkuliahan yg diajukan dan sudah disetujui oleh dosen pengampu.

i. Email yang tidak lengkap, tidak diproses lebih lanjut oleh Prodi.

File Terkait: PPM.21 Form Pengajuan Revisi Absensi Perkuliahan

BUKU PANDUAN KEGIATAN MBKM

Berikut Merupakan Buku Panduan dari Kegiatan MBKM, mohon mahasiswa yang telah melaksanakan kegiatan MBKM mempedomani buku panduan ini untuk membuat laporan kegiatan MBKM yang akan di serahkan.

File Terkait: Buku Panduan Kegiatan MBKM Fakultas Psikologi